电子公文覆盖全局

    2006年，济南铁路局电子中心选择济南工务段作为试点单位，设立独立公文服务器，与路局公文服务器连接，实现内部公文流转。此后分步实施，为所有运输站段及多经集团公司设立独立公文服务器。目前，所有运输站段和多经集团公司均设立了独立公文服务器并与路局公文服务器连接，内部公文办理网上流转顺利实现。
               
    目前，济南局的电子公文应用已覆盖全局，贯通路局、站段、车间，路局及其处室、站段及其科室、车间全部实现在网上办理公文。路局、站段两级机关对收到的电子公文全部在网上办理，不再打印纸质文件。路局各部门的所有文件、电报、会议纪要、便函和一般性通知均通过电子公文系统发布，部分处室发文从拟稿到发文实现了全过程电子流转。基层单位上行文全部使用电子公文系统发文；大部分站段下行文也通过电子公文系统发布，个别站段因通道问题采用“双轨”制，即机关内部采用电子公文，发到车间、工区的文件仍发纸质公文。
               
    电子公文应用适应了和谐铁路建设和路局直管站段体制的要求，为各级机关提供了方便、快捷、安全的公文处理平台，公文管理工作得到提升和优化，在提高工作效率、改进工作质量和节约成本上获得明显收效。

    提高工作效率
               
    过去纸质公文成文后，外地单位最快2到3天才能收到文件；实行公文网络管理后，通过网络，轻点鼠标，公文即可瞬时送达上百个单位的收文人员，可立即打印出符合标准的公文，不再需要任何中间环节。
               
    此外，公文网络管理可以通过计算机存储几年的文件，并有若干查询条件，很容易查找。过去机关内需要多个部门会签的文件，拟稿人要跑几天甚至十几天才能完成，使用电子公文可同时发送所有会签部门，极大地提高了会签效率，受到机关工作人员的普遍欢迎。网络平台为异地办公提供了可能，过去领导出差，公文一压就是几天甚至十几天。现在领导下基层检查工作或到外局开会，只要有铁路办公网的地方，均可随时上网批阅文件，大大提高了公文流转速度。
               
    同时，电子公文还减少了重复劳动。下级转发上级文件，通过计算机复制粘贴的编辑功能，上网发送即可，减少了纸质公文的重复印刷。电子公文因不受印刷数量和费用的制约，可根据工作需要适当扩大发放范围，扩大宣传面，提高公文利用率。

    提高工作质量
               
    电子公文系统可以完整记录公文形成的全过程及每个环节的操作人员和操作时间，有利于落实岗位责任制，便于管理部门检查公文内容、监督办理过程、催办有关事项、防止伪造公文，保证了公文办理的及时、准确、安全，提高了办理公文的总体水平，在一定程度上也促进了机关工作作风的转变。
               
    实行电子公文，可以通过软件程序规范人的行为，收、发文主要环节必须按公文处理办法运行，违反程序无法运行，杜绝了过去“未核先签、未拟送批”等违反办文规定的现象，保证了有关规章制度的贯彻落实。电子公文管理系统对机关及各部门所用公文种类均设计制作了相应规范格式的模板，机关人员只要会打字，就能制作出格式规范的标准公文，彻底改变了此前公文格式五花八门的状况。
               
    济南局自实行电子公文以来，每年将所发文件、领导讲话、信息资料整理后刻制成光盘，并附有查询系统，发至所属单位和部门，保证了收文齐全归档。

    节约办公成本
               
    实行电子公文办公平台后，济南局及各部门所发公文不再印刷纸质文件，不再需要人为中转，大量打印、装订、分发等人工操作环节取消，节省了大量人力、物力及相关费用支出，文书部门减员近50%。特别是以往需送铁通公司拍发的电报，有时一份电报要花费数万甚至十余万元，现在绝大多数已由电子公文系统处理。
               
    运输生产力布局调整后，济南局将120多个基层单位直接纳入路局公文网络管理范围，新建用户390个，收、发文数量增长了3至4倍。在这一情况下，局办文书科没有增加人员，依靠电子公文系统，高效率、高质量地完成了收发、流转任务，为保证路局与站段信息、政令畅通，提供了有效的技术支撑。（马国栋）